团委-广州华立科技职业学院

广州华立科技职业学院学生档案管理规定

 
 
第一条 为了促进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业就业等方面的作用,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关学生管理工作的政策规定,结合学院实际,特制定本规定。
 
 
第二条 学生档案实行统一的管理体制,由学生处管理,存放在学生处档案室中,由学生处派专人管理(档案管理员),集中保存。
 
 
第三条 学生档案包括如下内容和分类:
第一类 新生开学报到时携带的各类档案文件及入学登记表等相关资料;
第二类 参加中国共产党、中国共产主义青年团的志愿书、申请书,转正材料以及退党、退团材料;
第三类 奖励材料;
第四类 处分材料(党、团、行政处分决定,撤销、停止处分决定);
第五类 学生入学体检表和毕业体检表;
第六类 学生综合测评手册、毕业生登记表、毕业生成绩总表、派遣通知书等。
 
 
第四条 由各学部党支部书记(学部学生管理副主任)负责材料的收集、整理送学生处归档。如有异动,需学生处审查盖章方可进行。      
五条 归档要求:
(一)所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料;
(二)归档材料必须完整、真实,个人文字材料必须由本人签字,凡材料规定需有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章;
(三)上交归档材料前,有关单位应标明学号,并按学号顺序由小到大排列。归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续,并注明承办单位及时间;
(四)各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰;
(五)如归档材料不符合归档要求或学生中学材料开封,档案接收部门有权退回,由送交单位按要求重新组织办理。
 
 
第六条 查阅的权限:
(一)各学部党支部书记(学部学生管理副主任)、辅导员(经学生处批准)可查阅本学部的学生档案;
(二)学生处、教务处等部门,因工作需要,可到学生档案室查阅学生档案;
(三)部队、国家公、检、法机关、政府部门,因工作需要,凭单位证明,经学生处批准同意,可到学生档案室查阅学生档案。
第七条 借阅:
(一)查阅学生档案必须在学生档案室内,一般不外借;特殊情况,经学生处批准,方可借出;
(二)借阅档案应当天归还档案室。
第八条 查阅、借阅学生档案,必须办理登记手续。
 
第六章  纪律要求
 
第九条 任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈画、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容,如因工作需要从档案中取证复制的,须经学生处批准,方可复制。
第十条 任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时,应经管理部门同意,并履行登记手续,摘记材料要妥善保管,不得随便乱放,不得给无关人员传看。
第十一条 未经批准,任何单位不得私自扣留应归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定转寄的学生档案。
第十二条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料,如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响,视情节追究有关人员责任。
第十三条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作,如利用职务之便不按规定操作,由其主管部门视情节追究责任,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。
 
 
第十四条 学生毕业(结业)或升学,档案按就业单位(或档案代理管理机构)或就读学校转递,没有就业单位的,档案转递回学生来源地人事或相关部门保管。学生不到就业单位就业造成退档,学生应及时提供档案转递单位。
第十五条 因被开除、自动退学、出国等原因离开学校的学生,应在离校时到学生档案室办转递手续,不办手续造成档案转递过程中遗失等现象,档案室不负责任。
第十六条 毕业生的学生档案应通过机要交通转递或可委托专人负责送取,特殊情况者可通过特快专递邮寄或交由学生本人自带。
第十七条  各学部有义务通知毕业生将档案所需材料上交。毕业生必须在领取毕业证之前,按要求提交档案材料,如因学生个人原因缺失某项档案,由学生承担全部责任。
第十八条 学生档案的接收和转出,档案室必须记录在案。
 
 
第十八条 本办法自公布之日起执行,由学生处负责解释。
日期:12月25日 阅读:3393次
 
 
 
 
 
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