院办电话:(020)82902208
总务电话:(020)82902208
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办公室简介

   广州华立科技职业学院办公室的基本职责和工作宗旨是为学院基层单位服务、为师生员工服务。办公室设综合秘书科、组织宣传科、信息建设管理科、总务科和综合档案室等5个科室。为规范工作人员的言行,提高工作水平和服务质量,树立良好的作风形象,现将有关服务事项确定如下:
   一、服务目标
   强化服务意识,创新服务理念,增强服务本领,提高服务质量,努力用新思路谋划办公室工作,用新机制提高工作水平。
   二、具体内容
   (一)综合秘书科工作
   秘书科工作  
   1、公文、校内请示报告收到即办。公文在领导正式签发后半个工作日内完成印制。校内请示报告在领导阅批后半个工作日内将有关意见反馈到有关部门和人员。
   2、院长办公会议纪在会议结束后一个工作日内完成起草,领导签发后半个工作日内完成印制。
   3、行政安排印发各种工作计划、规划、总结、决议等文件在收到通知后二个工作日内完成。
   4、接到已确定的会议通知即下发各有关单位;若需口头通知或电话通知的,按院领导吩咐的时间去完成。
   5、接到公务传真,1小时内交相关领导批阅;接到私人传真,半个工作日内送到收件人。
   6、对机要文件当日拆启登记各类文件、信函等,并根据校领导阅示意见和来文内容、急缓程度及时送信有关领导和部门,对查询有关文件、资料提供迅速、准确的服务,不出现失密、泄密现象。
   7、统筹做好办公室每月的绩效考核材料的填写和上报工作。
   8、协调做好全院学期和学年度的绩效考核材料统筹准备工作。
   综合科工作
   1、学校承办的大型活动,提前5个工作日写出接待方案,并逐项落实到位。承担有关会议的会场安排,在开会前1小时必须全部就绪。一般性的来访接待工作提前1个工作日落实。
   2、每周五下班前请示院领导下周工作安排情况,填写好后挂网,周一确认没修改情况后打印贴在院办贴式栏上,并给院领导各一份打印好的工作安排表。
   3、校内各单位上报的会议、活动申报表等材料,要及时向有关领导汇报,待批准后在一个工作日内回复给有关单位,如有变化及时调整。
   4、对群众来访反映的问题,在3个工作日内向其反馈办理情况;
   5、对校领导批示由职能部门办理的事项,在当日内转到有关职能部门,并按领导规定的时限内进行查办、催办。
   6、学院组织的会议或院长办公会议、院长召开的会议都要做到提前泡好茶,会议结束后要把会议室收拾干净,茶具要清洗干净。
   (二)组织宣传科工作
   1、修订学院工作指南。
   2、办好《华立职院》报,做好向《华立园》报等报刊媒体的投稿工作。
   3、收集整理学院各部门每周工作动态及学院重大活动对外宣传。
   4、做好网站页面的美工设计,宣传栏的收集、修改及喷绘工作。
   5、做好学院每月的宣传栏、新闻更新质量的评比工作。
   6、及时更新学院网站内容、学院各种大型活动的宣传报道。
   7、负责院领导参加大型活动或会议的讲话稿。
   8、做好院工会办公室工作,掌握教职工思想动态及时反映给领导,起到上令下行,下情上达,协助院领导实施科学决策和有效管理。
   (三)信息化建设管理科工作
   1、不断加快建设完善办公网,积极为广大师生服务,不断提供内容丰富、更新及时的信息;对相关部门、二级学院要求上网的信息第一时间进行审核上网,承担校园网的信息管理正常运行、安全监控和日常维护工作。
   2、网站页面的设计与制作及整体规划,并提供各机关和学部与网站相关的技术支持。
   3、每月对各部门的网站建设:文章内容的质量、数量、更新速度、访问量进行公平、公正、公开的评比。
   4、不定期的浏览同类院校网站的主页和招生页面,是否有价值借签的元素。
   5、做好信息化建设管理科每周、每月、每学期的进度表、工作总结。
   6、做好学院教育数据库的建立与管理工作,全院性的综合统计工作。
   (四)总务科工作
   1、做好校领导、学校接待用车的安排并给予答复。
   2、做好教师宿舍、办公及教学用房、学生宿舍管理等后勤服务工作。
   3、协助院领导统筹协调与上级单位、兄弟院校及合作单位之间的关系。
   4、负责接待后勤方面的来信来访,协助处理学院各种突发事件。
   5、做好全院师生的保修及结算工作。
   6、做好学院每周的关窗、关门、关灯的跟踪、登记、核对、发通报、评比工作及卫生评比工作。
   (五)综合档案室工作
   1、档案室工作人员接待查档者要热心,帮助解决问题要诚心,介绍档案资料要真心,宣传解释要耐心,听取意见要虚心。
   2、学院大事记的收集编集出版。
   3、认真做好全院档案资料材料的收集整理、归档等工作。
   4、督促各二级单位做好档案建设工作。
   5、每学年年检材料的准备、统筹工作。
   6、收发室工作人员加强责任意识,做到收发报刊准确及时无差错,急件、快件及时送到。
        日期:2011-4-16 阅读:81015次
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